Tiedonhallinta ja asiakirjajulkisuus
Petäjäveden kunta on tiedonhallintalain mukainen tiedonhallintayksikkö, jonka tehtävänä on järjestää tiedonhallintansa tiedonhallintalain vaatimusten mukaisesti.
Tiedonhallintayksikön tulee ylläpitää julkisuusperiaatteen toteuttamista varten kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä. Kuvauksen tarkoituksena on toimia asianosaisten sekä muiden kuntalaisten tietopyyntöjen tekemisen tukea.
Viranomaisen asiakirjojen ja tietojen antamista ohjaa lainsäädäntö. Jokaisella on oikeus pyytää nähtäväkseen viranomaisen julkisia asiakirjoja ja tietoja. Lainsäädäntö määrittelee viranomaisen salassa pidettävät asiat ja asiakirjat, joihin on oikeus vain lainsäädännön perusteella (mm. asianosaisen oikeus tietoon). Jokaisella on oikeus tarkastaa omat tai laillisen huollettavansa tiedot.
Petäjäveden kunnan asiarekisteri sekä tietovarannot
Petäjäveden kunnan asiarekisteri (asianhallintajärjestelmä) on kokonaisuus vireille pannuista asioista, näiden käsittelyvaiheista ja niihin liittyvistä asiakirjoista. Asianhallintajärjestelmään sisältyy muun muassa diaari käsiteltävistä asioista, pöytäkirjasovellus, viranhaltijapäätössovellus, kuulutusten julkaisu ja sopimushallinta.
Asiarekisteriin kuuluvia tietoja on asianhallintajärjestelmässä sekä palvelusta riippuen myös palvelualueiden operatiivisissa (asiakas)tietojärjestelmissä ja paperiaineistossa. Operatiivisissa järjestelmissä asiarekisterin tietoja voi kunnassa olla esimerkiksi varhaiskasvatuksen, oppilashallinnon ja rakennetun ympäristön hallinnan järjestelmissä (päätökset, luvat jne.). Palvelujen tiedonhallinta tapahtuu kuitenkin ensisijaisesti operatiivisissa tietojärjestelmissä.
Asiakirjojen julkisuutta säännellään yleislain tasolla julkisuuslaissa. Tiedon antamiseen viranomaisen asiakirjoista saattaa kuitenkin vaikuttaa myös mm. tietosuojasääntely. Tietojen vaatima salassapito ja luottamuksellisuus on aina varmistettu riippumatta järjestelmästä ja rekisteristä.
Käyttötarkoitus
Hallinnollisten, vireille saatetuiden asioiden ja niihin liittyvien asiakirjojen rekisteröinti, käsittely ja hallinta sekä virallinen päätöksenteko.
Keskeiset tietoaineistot
Vireille tulevien ja vireillä olevien sekä ratkaistujen asioiden ja asiakirjojen rekisteröintitiedot, metatiedot, toimenpidetiedot ja päätöstiedot sekä muutoksenhaun tiedot.
Tietoryhmät
Asioiden käsittelytiedot, asiakirjojen käsittelytiedot, päätöstiedot, sopimustiedot
Henkilötietoryhmät
Asiakirjan/tiedon lähettäjätiedot, asiakirjan/tiedon vastaanottajatiedot, viranhaltijatieto, asiankuuluvien henkilöiden nimitiedot, yhteystiedot
Avoin tekninen asiakasrajapinta
Ei
Tietopyyntö
sähköinen tietopyyntö
Hakuehdot/asiasanat
asia, asianumero, päivämäärä, vuosi, toimielin, viranhaltija
Käyttötarkoitus
Talousasioiden, verotuksen ja omaisuuden hallinnan tietovaranto sisältää tietoja liittyen talousasioiden ohjaukseen, suunnitteluun ja seurantaan sekä hankintatoimeen; kirjanpidon ja laskutuksen hallinta, taloustilastointi- ja raportointi, talousarviotiedot, talousarvion koostaminen.
Keskeiset tietoaineistot
Talouden suunnittelu ja seuranta, verotus, rahoitus ja varainhallinta, kirjanpito ja maksuliikenne, omaisuuden hallinta, omien palvelujen ja tuotteiden myynti, hankinnat
Tietoryhmät
kirjanpito- ja tilinpäätöstiedot, osto- ja myyntilaskutiedot, rahoitus- ja kassanhallintatiedot, sisäinen laskennan tiedot, taloussuunnittelutiedot
Henkilötiedot: (osto ja myynti)laskutusasiakastiedot, palkansaajatiedot
Yhteys asiarekisteriin
Raportointi, tilastointi ja talousarvioasiakirjat rekisteröidään asianhallinta- järjestelmän asiarekisteriin päätöksentekoon liittyen
Avoin tekninen asiakasrajapinta
Ei
Tietopyyntö
sähköinen tietopyyntö
Käyttötarkoitus
Henkilöstöasioiden tietovaranto sisältää tietoja liittyen henkilöstöasioiden ohjaukseen ja suunnitteluun, palvelussuhdeasioihin, osaamisen kehittämiseen ja työhyvinvoinnin edistämiseen.
Keskeiset tietoaineistot
Henkilöstöasioiden ohjaus, palvelussuhdeasiat, palkan, palkkioiden ja korvausten maksaminen, osaamisen kehittäminen, työhyvinvoinnin edistäminen
Tietoryhmät
palvelussuhdetiedot, rekrytointitiedot, työhyvinvointitiedot, henkilöstön osaamisen ja pätevyyden tiedot, henkilöstösuunnitelmatiedot
Henkilötietoryhmät
henkilötiedot, palkka- ja palkkiotiedot, palvelussuhdetiedot
Yhteys asiarekisteriin
rekrytointi, valintapäätökset, palkka- ja palkkiopäätökset, oikaisu- ja muutoksenhakuasiat (salassapito huomioiden)
Avoin tekninen asiakasrajapinta
Ei
Tietopyyntö
Sähköinen henkilötietopyyntö (vahva tunnistautuminen) tai henkilötietopyyntö palkkasihteerille tai esimiehelle, muut tietopyynnöt sähköinen lomake
Käyttötarkoitus
varhaiskasvatuspalveluiden lapsi- ja perhetietojen hallinta, palveluihin haku ja palvelupäätökset, varhaiskasvatussuunnitelmat, lapsikohtaiset suunnitelmat, laskutustiedot
Henkilötietoryhmät
lapsen tiedot, huoltajan tiedot, perheen tiedot, henkilökunnan tiedot
Tietojärjestelmä
eVaka
Yhteys asiarekisteriin
operatiivisten järjestelmien ulkopuolinen vireilletulon ja asioiden käsittelyn hallinta, viranhaltija- ja toimielinpäätöksenteko, oikaisu- ja muutoksenhakuasiat
Avoin tekninen asiakasrajapinta
varhaiskasvatuksen asiakasrajapinta (eVaka)
Varda-tietovaranto (valtakunnallinen)
Tietopyyntö
Sähköinen henkilötietopyyntö (vahva tunnistautuminen) tai henkilötietopyyntö varhaiskasvatusjohtajalle tai varhaiskasvatusyksikön johtajalle, muut tietopyynnöt (hallinnolliset asiat) sähköinen lomake
Asiasanat
nimi, henkilötunnus, aika
Käyttötarkoitus
Oppilas ja opiskelijatietojen rekisteröinti ja hallinta, opettaja- ja opetustietojen hallinta, vuorovaikutus ja viestintä
Keskeiset tietoaineistot
Koulutuksen järjestämisen ohjaus, oppilas- ja opiskelijavalinnat, oppilaaksi ja opiskelijaksi otto ja eroaminen, oppilas- ja opiskelija-arviointi, oppimisen henkilökohtainen suunnittelu; opiskelijapalvelut, kodin ja oppilaitoksen välinen yhteistyö, palkitseminen ja stipendit
Tietoryhmät
Haku- ja valintatiedot; opetukseen ilmoittautumisen tiedot, opetustapahtuma ja opetuksen toteutustiedot, opintojaksorakennetiedot, opintojaksotiedot, opintosuoritustiedot, opintosuunnitelma HOJKS tiedot
Henkilötietoryhmät
henkilötiedot, arvosanatiedot, muut oppimiseen ja opetukseen liittyvät tiedot, opiskeluhuoltotiedot
Tietojärjestelmä
MultiPrimus-koulujärjestelmä (Primus, Kurre, Wilma), oppimisympäristöt (SanomaPro, Otava)
Yhteys asiarekisteriin
operatiivisten järjestelmien ulkopuolinen vireilletulon ja asioiden käsittelyn hallinta, viranhaltija- ja toimielinpäätöksenteko, oikaisu- ja muutoksenhakuasiat, koulukuljetusten järjestäminen
Avoin tekninen asiakasrajapinta
Wilma (oppilas/opiskelija, huoltaja)
Koski-tietovaranto (valtakunnallinen)
Tietopyyntö
Sähköinen henkilötietopyyntö (vahva tunnistautuminen)
muut tietopyynnöt (hallinnolliset asiat) sähköinen lomake
Käyttötarkoitus
Kirjaston asiakkuuden rekisteröinti ja lainausten hallinta.
Kulttuurituotanto, suunnittelu ja toteutus
Henkilötietoryhmät
henkilötiedot ja kirjaston käyttösopimus
avustushakemukset, yhdistystiedot
Tietojärjestelmä
Keski-Kirjasto Finna (kirjasto)
Yhteys asiarekisteriin
operatiivisen järjestelmän ulkopuolinen kunnan kirjaston toimintaan liittyvä yleinen vireilletulon ja asioiden käsittelyn hallinta, viranhaltija- ja toimielinpäätöksenteko, oikaisu- ja muutoksenhakuasiat
Avoin tekninen asiakasrajapinta
Keski-Kirjasto Finna
Tietopyyntö
Henkilötietojen tarkastuslomake/pyynnöt keski.finna.fi
muut tietopyynnöt (kuntaa koskeva) sähköinen lomake
Käyttötarkoitus
rakennusvalvonta, kunnan kiinteistöjen ja yleisten alueiden ylläpito, huolto ja valvonta, osoiteasiat, maankäyttö, asumisen ohjaus ja suunnittelu
Henkilötietoryhmät
henkilötiedot, osoitetiedot
Tietojärjestelmä
Louhi, Lupapiste
Yhteys asiarekisteriin
operatiivisten järjestelmien ulkopuolinen vireilletulon ja asioiden käsittelyn hallinta, viranhaltija- ja toimielinpäätöksenteko, oikaisu- ja muutoksenhakuasiat
Avoin tekninen asiakasrajapinta
Lupapiste.fi
Tietopyyntö
Sähköinen henkilötietopyyntö (vahva tunnistautuminen)
muut tietopyynnöt sähköinen lomake
Hakuehdot/asiasanat
lupa-asia, lupanumero, luvan hakija, kiinteistönumero, kiinteistötieto, osoite, päivämäärä, vuosi
Käyttötarkoitus
Ympäristöasioiden hoito ja valvonta, ympäristöluvat, -ilmoitukset ja rekisteröinnit
Henkilötietoryhmät
henkilötiedot, osoitetiedot
Yhteys asiarekisteriin
vireilletulon ja asioiden käsittelyn hallinta, viranhaltija- ja toimielinpäätöksenteko, oikaisu- ja muutoksenhakuasiat
Avoin tekninen asiakasrajapinta
Ei
Tietopyyntö
Sähköinen henkilötietopyyntö (vahva tunnistautuminen)
muut tietopyynnöt sähköinen lomake
Hakuehdot/asiasanat
Lupa-asia, lupanumero, ilmoituslaji, luvan hakija, luvan kohde, päivämäärä, vuosi
